虚拟组织由分布在不同地点的员工组成,他们从事不同的工作,也可能拥有不同的文化身份。这些分散和不同的员工通过诸如电话、传真、电子邮件、Internet和即时消息传递等通信技术连接在一起。一些虚拟组织的员工可能单独工作,基本上是远程办公。然而,其他人可能在传统的办公室里一起工作。无论哪种情况,虚拟组织都分布在多个地理位置上。
虚拟组织有两个重要特征:(a)他们依靠团队,(b)他们有一个非常流体的结构。虚拟组织使用团队进行大部分工作。这意味着员工必须依赖于彼此来完成他们的工作。此外,团队频繁且容易地分散。因此,随着团队重组以满足组织的需求,组织结构的变化往往变化。
虽然虚拟组织的概念是有趣的,员工从不面对面交流,这样纯粹的虚拟组织是非常罕见的。相反,许多组织具有一定程度的虚拟性,也就是说,组织的某些方面是传统的,但其他方面被认为是虚拟的。虚拟性可以在四个维度上变化:
- 空间:员工的物理位置——他们是分布在不同的地方还是分散在不同的地方?
- 时间:员工工作的时区——他们是在相同的工作时间还是分散在不同的时区?
- 文化:员工的文化 - 来自同一文化或国家的员工或来自不同的员工?
- 边界:工作的组织分散 - 组织流程是否留在组织或他们外包?
组织在虚拟性中变化。在Continuum的一端是Amazon.com等组织:虽然Amazon.com是一个非常成功的零售组织,但没有亚马逊的商店,客户可以购买书籍。相反,客户通过互联网购买书籍,音乐和许多其他物品。Amazon.com的员工很少与客户互动。然而,他们确实在美国和世界各地的几个办事处互相互动和通过技术互动。
在连续局的另一端是具有全球存在的传统组织。例如,IBM在世界范围内设有办事处。它还拥有众多远程电视和员工,位于客户办公室。员工作为团队一起工作,可以完全通过技术完全互动,或者通过两者的某种组合来互动。该团队可以位于同一时区或传播世界。因此,IBM和其他大型跨国组织可能具有非常像传统组织和其他非常像虚拟组织的组件的组件。
电子通讯
所有虚拟组织的最重要特征之一是他们通过技术依赖于通信。虽然对虚拟组织的研究处于发展阶段,但我们确实对通过技术的沟通以及对组织及其员工的影响有很大的了解。
一种有效的冷媒
技术交流,特别是电子交流,如电子邮件,与面对面的交流有很大的不同。首先,它被认为是一种更冷的媒介,可以过滤掉非语言暗示,如面部表情、语调和身体动作,如点头表示同意。因此,电子通信可能会被误解,通过电子通信发送的信息可能会被认为比面对面交流传递的信息更不友好。
然而,在某些情况下,电子交流也可以减少交流偏见,增进理解。例如,保存的电子邮件消息包含通信的确切历史记录。研究和经验也表明,电子通信可以非常有效和准确的事实信息。此外,一旦沟通伙伴建立了关系和沟通历史,它还可以用于更复杂的社交交流,减少误解。
然而,一个问题是,与面对面交流相比,通过电子交流的交流伙伴需要更长的时间来建立关系。由于在电子信息中传播的通信线索更少,通信伙伴必须在更长的时间内交换更多的信息,以收集关于彼此的足够信息,从而建立一个可靠的印象。
几乎工作的问题
一些任务比通过电子通信更容易地面对面地进行。例如,通过面对面的沟通更有效地完成所需的决策,这需要更有效地实现。另一方面,电子通信对分散信息非常有利,并且可以取代一些信息共享会议。
传统组织有能力决定是否可以面对面或通过技术进行任务,而虚拟组织可能别无选择,只能通过技术沟通。这可以使这些任务的及时和成功完成更具挑战性。
更扁平的结构与更多的交流伙伴
通过技术进行的交流往往会使组织结构扁平化,使其更加横向而不是垂直。一个原因是组织中各个层次的人很容易相互沟通。虽然这通常被认为有利于组织中的权力分配,但它可以大大增加员工必须回应的沟通的数量。例如,当每个人都可以给其他人发电子邮件时,电子邮件的数量可能会变得难以承受。
技术规范使用
要有效,团体必须开发使用电子通信的规范。有时候,这些规范是基本的简单“Netiquette”,其中包括在所有资本中没有打字的规则(以避免大喊大叫的外观)并避免“火焰”(使用电子邮件发送不恰当的严重和苛刻的评论不会被分享面对面)。The norms may also include more organizationally specific norms, such as whether and when to include one’s manager in the correspondence, how to effectively use the subject line to identify the topic of the communication, whether to acknowledge receipt of a job request through e-mail, and how formal grammar should be (e.g., using salutations and closings) in communications. As these norms develop within specific groups and organizations, they form a communication culture in which communication becomes quicker and deviations from the norms take on meanings of their own.
虚拟组织面临的挑战
随着组织发展其虚拟性,管理者和研究人员正在确定对其有效性和成功的重要挑战。
建立信任
虚拟组织中最重要的疑虑之一是员工之间的发展和维护。信任是队伍有效的重要成分。团队成员必须相互信任,以执行按时完成和高质量完成的工作。同样的问题适用于虚拟员工的管理者。当员工彼此合作的历史时,信任最有效地发展,传统上面对面的工作。但是,虚拟组织倾向于经常形成和分散团队,并且团队成员可能之前可能没有彼此合作。
因此,虚拟组织可能依赖SWIFT信任。Swift Trust是愿意暂停对团队中的“陌生人”暂停怀疑,以便执行工作,并相信最终结果将使每个人都受益。SWIFT信任发展,并通过电子通信,通过高响应性和活动维护。示例包括返回语音邮件和电子邮件,按时执行任务,并响应通信的内容和音调。
此外,虚拟组织可以通过通过技术,强大的商业道德和可信度的文化建立积极和强大的沟通规范来增加信任。
维护凝聚力,身份和对虚拟组织的承诺
虚拟组织的另一个关键问题是确保虚拟员工发展对组织的依恋和承诺。虚拟组织中的员工可能会感到更孤立,减少与同事、经理和团队成员的社会关系。这些孤立的员工可能会失去他们的凝聚力、身份、依恋和对虚拟组织的承诺。这是组织所关注的问题,因为大量的研究表明了员工的组织承诺和组织认同对组织有效性的重要性。早期的研究表明,员工之间至少有一些定期面对面的互动是重要的,可以帮助员工感到同事和经理支持他们和他们的工作。
管理人力资源
最后,虚拟组织为人力资源提供了一组特定的挑战。一些员工可能不适合虚拟就业,因此具有贫困人的虚拟组织适合。一个当前模型建议,为了成功,虚拟员工必须高度重视自主,灵活性和多样性。他们必须值得信赖,愿意相信别人。此外,他们必须能够在时间管理和自己工作的能力方面管理自己。
虚拟员工的生产力可能会有所不同。一些研究表明,虚拟员工对自己的自我效能的评估对他们的工作能力非常重要。这些评估在以前的虚拟工作经验和培训方面尤为重要,他们由经理建模的最佳做法以及他们自己的技术恐惧和能力。
纯粹的虚拟组织非常罕见。尽管如此,随着通信技术的发展,更多组织将增加他们的虚拟性。随着组织利用其技术通信的能力,福利和挑战将继续发展。
参考:
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