正式的组织沟通不是一个容易定义的术语。组织沟通是一种复杂的现象,没有明确的界限。有几种定义试图将组织沟通的抽象本质概念化。组织沟通的研究涉及到两个复杂而动态的概念的交集:组织和沟通。一个组织有三个主要特征:
- 社会集体(一群人)
- 协调活动(结构)
- 面向目标的活动(个人和集体)
在定义沟通时,大多数学者都认为沟通是一个事务性(涉及两个或更多的人在环境中互动)和象征性(赋予事物意义和抽象)的过程。组织沟通的形式化意味着理解组织环境如何影响沟通过程,以及沟通的符号化本质如何使其区别于其他形式的组织行为。
学习正式组织沟通
Eric Eisenberg和Harold Goodall(2004)为组织沟通提供了一个广泛而实用的定义。他们建议有四种方法来概念化和研究正式的组织沟通:
- 作为信息传递的沟通
- 作为事务性流程的通信
- 作为战略控制的沟通
- 沟通平衡创造力和约束
通信作为信息传输
传统的传播研究方法遵循的是线性传播模型,也被称为传播模型,信息工程方法,或信息传递模型。信息传递方法将沟通视为人们用来实现目标和目的的工具。明确的、单向的沟通被强调为给他人留下深刻印象和影响他人的一种手段。信息传输或线性模型表明,从消息的发送者到消息的接收者之间的通信是单向的或线性的。该模型认为,通信是信息在空间中传输和分发的过程,目的是为了控制距离和人员。
有些学者建议,通信以可预测的方式运作;因此,信息工程方法。信息工程方法高级SMCR模型。当发送者通过通道(C)发送到接收器(R)时,该模型会出现通信。发件人将预期的含义进行编码为单词,接收器在接收到时对消息进行解码。作为信息传输模型的通信类似于通信的线性模型和信息工程方法中的两个通信中的信息工程方法都是将其传送到另一个人的管道的流程图。在组织背景下,管理人员将信息或指令转移到下属和下属在其对等体和上级互动中进行相同的情况。
信息传递方法中的传播理论基于以下传播假设:
- 语言将思想和感情从一个人传递给另一个人
- 说话者和作家把思想和感情用语言表达出来
- 单词包含这些想法和感受
- 听众或读者从文字中提取出这些思想和感受
作为一种研究正式组织沟通的方法,信息传递方法存在几个问题。信息过载是指消息的接收者被需要处理的信息淹没。信息过载是由信息的数量、信息被接收的速度和信息的复杂性构成的。
信息传输模型的另一个问题是通信失真。失真是从完全处理信息分散接收器的处理噪声。通信失真可以是语义(发件人和接收器的不同含义),物理(声音分心)或上下文(发件人和接收器具有不同的位置或透视,导致错误通货)。
歧义提供了信息传递模型的第三个问题。当对信息的多种解释扭曲或误导了发送者的意图时,就会出现歧义。不同的意义和解释,基于世界观、背景、交际语境和经验,再加上抽象的语言,可能导致歧义。
作为事务性流程的通信
正式组织沟通研究中的第二种方法是作为交易过程的沟通。作为事务流程的通信断言,在实际通信情况下,不在消息的发送者和接收者之间进行清晰的区分。这种假设与信息传输模型形成对比。相反,在交易过程中,两个通信者同时扮演编码和解码消息的两个角色。该模型强调反馈在通信中的重要性。该模型还突出了非语言通信的重要性,即信息传输方法缺少。作为交易过程的组织沟通表明非语言反馈可以伴随或替代口头信息。最后,交易过程模型表明,随着信息传输模型假设的,含义在人们中,而不是单词。个人如何接收消息以及接收方如何构建该消息的含义是事务流程模型的焦点。
交易过程影响当代领导力研究。使用这种方法的有效和成功的领导者更能够动员追随者对领导者所说或做的诉讼的含义。这在组织中的领导和追随者之间创造了交易和流体过程。
通过交易过程方法研究正式组织沟通的方法可能是有问题的,在重点通过沟通创建共享意义。通过透明,开放性和理解的关注,作为交易过程的沟通最大限度地减少人体状况的复杂性,而歧义,模糊性和工具目标是组织中某种形式的正式沟通中的核心。
作为战略控制的沟通
作为战略控制视图通信作为控制组织环境的工具。这种方法承认,清晰,开放性和理解并不总是由个人,关系,社会和政治因素造成的人际关系和组织互动中的主要目标。作为战略控制的沟通假定通信者在组织情况下具有多种目标或议程。这些议程在绩效评估中发挥作用,提供或接受坏消息,要求促进或提高,或者在个人或组织利益受到威胁的各种情况下。
对正式组织沟通的战略控制方法表明,不应期望个人以理性或客观的方式进行沟通。如果这样做符合沟通者的最佳利益,沟通规则、清晰性和诚实可能会被打破或妥协。一般来说,战略沟通者是称职的沟通者。沟通能力是指信息的恰当性和有效性。沟通方必须在修辞上敏感,因为他或她必须能够认识到情况的限制,并同时适应各方的多个目标。
战略模糊是战略控制的一种常见形式。战略模糊描述的是人们为了实现目标而故意进行含糊不清的沟通的方式。
战略模糊是为了实现特定的目标。首先,战略模糊通过利用不同的人可能给出的相同信息的多重含义促进了统一的多样性。例如,如果一个主管指导员工更多地像一个家庭一样工作,关于这应该如何发生有多种解释。
其次,战略歧义是可拒绝的,因为这些词语似乎是指一件事,但在压力下,这些同样的词语似乎意味着别的东西。例如,如果组织宣布合并,组织领导者在讨论由于流程重复时讨论失业时要小心,因此当稍后发生失效时,他们当时的单词似乎更摘要,更少的摘要。
最后,战略性歧义促进了组织变革,允许人们允许人们改变他们的活动,同时在出现保持这些活动的同时保持一致。
正式组织沟通的战略控制模式与意义共享的理念相悖。这种方法中沟通的主要目标是有组织的行动。有组织的行动最小化了理解和清晰的重要性,强调以相互满意的方式工作和行动,以实现各自的利益。
许多学者对战略控制方法提出了批评,原因有很多。首先,这种方法最小化了道德的重要性。尽管战略模糊在组织中普遍存在,但它可能被用来逃避真相和逃避指责。
它也是有问题的,因为它对个人的所有责任都留下了对社会影响的情况而过多的。该模型隐含地表明,个人只是关注完成他们的个人目标,通常以组织社区或大社区为代价。
正式组织沟通的额外方法
学习正式的组织沟通还有其他的方法。这些方法包括功能方法和意义中心方法。
功能的方法
功能方法是通过描述这些消息,以及这些消息如何通过组织来了解组织通信的一种方式。功能方法将通信视为用于服务消息,组织,关系和改变功能的复杂组织过程。这种方法在整个组织中发布通信传输规则,规则和信息。
消息函数。在正式的组织沟通中,认识到沟通如何有助于组织的整体功能是很重要的。信息作为一种沟通功能,用于生产、维护、适应、管理、沟通、调节、整合、创新、信息、任务、说服、命令和指示。
组织功能。正式组织沟通的组织功能指导、指导和控制组织活动。沟通的功能是组织规则和调节环境。这些规章和组织功能可以在员工手册、政策手册、培训、通讯、备忘录等中找到。组织职能确定工作中期望的是什么,以及要求个人如何实现这些期望。
关系功能。组织沟通的关系功能关注的是人的互动如何使组织的功能成为可能。关系功能帮助个人定义他们的角色,并衡量个人、团体和组织目标的兼容性。这一功能特别重要,因为它有助于员工士气、在组织中的角色和组织自尊。关系功能建立同事关系、上级关系、下级关系和客户关系;它进一步阐明了这些角色。
关系功能是通过言语和非言语交际来实现的。学者们认为,非正式组织比正式组织具有更强大的功能,其特点往往是关系功能。关系沟通的范围从休息室的非正式对话到一个人的职位、办公空间或隔间,再到一个人在会议上如何被问候。
改变函数。正式组织沟通的最终功能是变革功能。变更功能帮助组织调整他们所做的以及他们如何去做。这种适应发生在决策、环境的内部和外部变化、组织重新定位和其他功能的变化中。组织沟通变革功能的有效性关系到组织的生存和对环境变化的适应能力。变革沟通是创新和适应的必要条件,是组织获取现有和新信息的过程,也是组织如何根据当前形势和新兴趋势处理这些信息的过程。
Meaning-Centered方法
居中的方法是通过了解组织现实是如何通过人类互动构建的方式了解组织沟通的一种方式。这种方法将组织沟通描述为组织,决策,感知,影响,影响和文化的过程。Pamela Shockley-Zalabak(2002)提供了居中性的关键假设。
- 所有正在进行的人类互动都是一种或另一种形式的交流。传播学的一个主要主题是,一个人“不能不能交流”。这部分是由于语言和非语言暗示。
- 组织通过人类互动存在;结构和技术是由个人反应的信息产生的。这个想法表明,组织不能与人类活动分开存在。组织完全依靠个人的组织和结构制定。Karl Weick(1979)通过建议组织本身不存在,而且是持续的人类互动的持续创造和形状的持续创造和塑造的持续创造和塑造的持续情节的洞察力。以含义为中心的正式组织通信方法描述了作为平行过程的通信和组织。
- 组织和决策基本上是沟通。这是从众多替代方案中选择以指向组织目标的众多替代方案的过程。
- 识别,社交,通信规则和权力都是反映组织影响发生的通信过程。“含义”的方法提出了影响力是创建和改变组织事件的必要过程。影响在了解个人如何与其组织中,组织如何试图社交成员,通信规则如何直接行为以及个人如何使用沟通来施加权力来施加权力来发挥作用。
- 组织,决策和影响流程通过描述组织如何做事以及如何谈论它们如何做事来描述组织的文化。组织文化反映了组织中的共同现实和实践以及共同的现实创造和塑造组织活动。根据个人互相参与和组织的目标,文化因组织而异。文化描述了组织的独特感,其实践以及本组织如何描述自己。
引用:
- 艾森伯格,大肠(1984)。组织沟通中的歧义策略。通讯专论,51,227 -242。
- Eisenberg,E. M.,&Good堪前,H. L.,Jr.(2004)。组织沟通:平衡创造力和约束(第4版)。波士顿:贝德福德/圣。马丁。
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- 韦克,k(1979)。组织的社会心理学(第二版)。阅读,MA: addison - wesley。