电子人力资源管理(eHR)侧重于使用技术来维护员工记录,并加强人力资源(HR)流程,包括职位分析、招聘、选择、培训、绩效管理和薪酬。近年来,电子人力资源系统的使用越来越多,因为它们被认为可以(a)简化人力资源流程,(b)减少循环时间,(c)提高效率,(d)降低成本,(e)提高组织吸引、激励和留住有才能的员工的程度。
技术对人力资源流程的影响
技术的使用促使人力资源流程发生了一些变化。下列各段将介绍所选的例子。
E-Job分析
企业现在可以在线访问职位描述,并通过复杂的在线问卷(例如,通用指标问卷)从员工和主管那里收集数据进行职业分析。来自这些系统的数据自动汇总,并创建标准化的工作描述。此外,许多这些系统将数据转换为工作评估格式,并创建工作评估得分,用于薪酬系统。
E-Recruiting
为了吸引有才能的申请者,许多组织现在使用基于网络的系统、门户网站或信息亭来发布职位空缺和筛选简历。这些电子招聘系统还用于跟踪申请人,向他们提供虚拟的工作预览,并评估招聘策略的成本和有效性。对电子招聘系统的研究表明,它们确实吸引了更多的申请人,但可能并不总是比传统渠道吸引更高质量的申请人。此外,研究表明,网站的易用性和导航性可能会影响求职者申请工作的动机,但网站的吸引力不一定会影响求职者对组织的吸引力。此外,研究表明,电子招聘系统的使用存在个体差异。例如,研究表明,与55岁以上或缺乏电脑技能的女性相比,受过良好教育、会使用电脑的年轻男性求职者更有可能使用网络招聘。此外,研究显示,白人候选人可能比一些少数族裔(如西班牙裔美国人)更有可能使用在线系统。其中一个原因是,社会上存在着数字鸿沟,使得一些少数族裔无法使用计算机或接受计算机培训。然而,其他研究表明,非裔美国人可能会接受在线系统,特别是当他们认为这些系统是客观的,或为他们提供有关组织中少数族裔的环境信息时。综上所述,这些发现表明,使用电子招聘可能会影响一个组织的劳动力的特征和多样性。
E-Selection
现在很多机构都在使用电子选拔系统来评估求职者的知识、技能和能力;申请人管理流程;并评估选拔系统的有效性。例如,简历扫描系统经常搜索简历的关键字,并为候选人提供关于他们是否符合职位要求的即时反馈。此外,现在的组织会进行面试、性格评估和背景调查,并使用计算机测试来测试候选人的认知能力水平。此外,基于网络的智能系统被用来生成申请人的优点和缺点的档案,并可以用来生成一套针对经理的具体面试问题。然后,这些系统中的数据将与药物测试和其他评估结果相结合,以帮助管理者做出最终的招聘决定。关于电子选择的研究很少,但一些批评者认为,在线系统(如认知能力测试、关键字系统)可能产生不可靠和有效的评估,因为它们并不总是受到监控或基于职业分析。值得注意的是,电子评估与其他遴选程序遵循相同的专业标准。
电子学习
各组织现在使用各种形式的技术,包括基于网络的系统、cd - rom、音频或视频会议以及音频或录像带,来设计和加强教育和培训项目的提供。技术的使用还意味着教育和培训系统可以向偏远地点提供(即远程学习),这可能增加灵活性并减少培训的总费用。对远程学习的研究表明,远程学习是培训职场技能的一种可行方法,但最好用来传达硬技能(即显性知识),而不是软技能(如人际交往技能)。此外,一些研究表明,大多数员工更喜欢面对面的指导,而不是远程学习。因此,研究人员认为,组织可以使用混合或结合的面对面和电子学习技术来满足员工的需求。此外,研究人员认为,组织在设计电子学习系统时应该考虑以下因素:(a)需要人类的认知过程,(b)学员的控制程度,以及(c)让学员参与学习过程的策略。
E-Performance管理
技术在三个主要方面有助于绩效管理。首先,它可以方便地通过计算机监控来测量性能。例如,计算机系统可以用来计算(a)每个时间段完成的工作单元数,(b)击键次数,(c)在各种任务上花费的时间,或(d)错误率。第二,技术可用于促进撰写评估报告和向雇员提供反馈(例如,多重评估系统)。第三,随着时间的推移,技术可以跟踪单位绩效、缺勤率、申诉率和人员流动水平。对电子绩效管理的研究表明,这些系统既有功能性的后果,也有功能失调的后果。例如,一些研究表明,计算机介导的反馈往往比面对面的反馈更准确和诚实,这些系统可能会增加反馈的频率和及时性。然而,电子绩效管理系统也可能会造成主管和下属之间的距离,这会降低信任,并对态度、生产力和流动率产生负面影响。类似地,这些系统可能导致一种简化的管理方法,类似于计算机科学管理。
E-Compensation
基于web的软件工具越来越多地被用于帮助组织管理薪酬、福利和工资系统。特别是,技术通过以下方式协助薪酬系统的管理:(a)为管理者提供设计薪酬系统成本和建模的工具,(b)让组织获得关键的劳动力市场数据,帮助他们在劳动力市场保持竞争优势,(c)向雇员提供有关福利的信息,(d)提供自助服务系统,允许雇员选择或更改福利,(e)简化繁琐的工资发放程序,(f)使组织能够遵守现行法律和工会合同。尽管电子薪酬系统的实证研究很少,但研究人员认为,这些系统有许多好处。例如,它们可以用来确保薪酬制度是公平的,并可能提高雇员的积极性和保留水平。然而,其他研究人员认为,这些系统可能会减少人力资源部门为员工和经理提供的服务,并可能实际上把工作从人力资源部门转移到员工。
使用电子病历的功能和功能障碍后果
鉴于在人力资源管理中越来越多地使用技术,考虑使用这些系统来实现人力资源系统目标的功能和功能障碍的后果是很重要的。首先,电子人力资源系统应该与组织的使命一致,并使组织能够吸引、选择和保留具有高积极性和工作相关技能和能力的员工。其次,虽然这些系统可以简化流程,减少组织的周期时间,但也可能降低灵活性,使人力资源流程失去人情化。一些研究表明,在线交流系统被认为不如面对面交流有益,因为它们缺乏互动性,削弱了个人关系。因此,组织应该考虑电子hr系统为员工和管理者提供服务的程度,并影响他们的整体满意度水平。第三,在设计电子hr系统时,组织应该考虑个人对这些系统的接受程度。例如,有人认为电子HR系统在西方文化中(如西欧或美国)比在亚洲或拉丁美洲文化中更容易被接受,因为它们是以西方人力资源实践和文化价值观为基础的。第四,也是最后一点,组织应该考虑电子hr系统可能侵犯个人隐私的程度。尤其重要的是,组织应制定公平的信息政策,确保员工数据准确,并限制个人数据向第三方传播的程度。
参考:
- Gueutal, H. G. & Stone, D. L. (Eds.)。电子人力资源的美丽新世界:数字时代的人力资源管理。旧金山:台中县。