人力资本的有效管理为提高生产率和降低成本提供了一种手段。保留和盈利能力之间的关系很明确 - 胜利失误转化为组织的费用较小。领先的组织了解这一事实,并跟踪员工的态度和反馈,这是整个就业生命周期(招聘和登机 - 集成 - 出发)的态度和反馈。这些组织努力理解个人为什么加入,留下来和离开公司,以便他们可以进行卓越的人力资本计划。
尽管已经对员工的意见和态度调查进行了大量研究,但相对较少的重点是退出调查。鉴于建立严格的退出措施,这有点令人惊讶,这建立了组织的能力,可以理解人才离开,可能阻止他们离开的原因以及他们对组织的态度。
在创建或增强现有的退出调查过程时(即目标人群,调查内容,管理方法,可能的响应率和报告要求)时,有许多考虑。
人口
大多数退出调查仅发送给自愿离开组织的员工,这种信念是自愿转弯被认为是令人遗憾的损失。如果组织的资源有限,可以监视或实施退出调查,则可能会考虑将调查过程限制在某些员工人群中(例如,被确定为关键人才的员工)。如果您的组织选择针对(或省略)特定组,则必须确保可以明确定义该组,并且该调查始终对所选人群进行管理。否则,门对不一致或歧视性治疗的法律关注开放。
调查内容
在大多数情况下,出口调查旨在收集有关员工如何看待其薪酬,福利,工作条件,职业发展机会,工作量,经理质量和工作与生活平衡的信息,以及同事和主管。
出口调查通常是多项选择,同意和开放式问题的组合。确保出口调查中包含的任何态度或意见问题与通过内部调查提出的任何态度或意见问题具有很大的价值(请参见表1)。通过这种方式,组织可以比较来自逗留者和逃离者的回答,以了解真正区分它们的原因。
最终,为调查选择的内容应反映组织的文化和价值观,并为增强招聘,保留和员工的敬业度提供有用的信息。关于开放式问题的一个警告说明:前员工通常会对公司,同事,管理层等有很多反馈。除非您的组织具有定期阅读,分类和解决提出的问题的资源,否则建议仅使用封闭的问题。
管理方法
实质上有三个用于管理退出调查的选项:纸笔,互联网和电话采访。纸笔调查通常是在一个人离开组织后30至60天通过邮件发送的。此过程的好处是,从受访者的角度来看,它是行政上有效的 - 他或她完成了简短的调查,并通过盖章的,地址的信封将其退还。主要缺点是收到邮件后创建邮件并捕获邮件所需的管理资源。可扫描的表格减轻了负担,但它仍然是一项行政上麻烦的活动。
基于Internet的退出调查提供了在线数据收集的好处。主要缺点与可访问性有关。由于要求员工离开组织后完成调查,因此可能不容易获得互联网,并且前雇主通常不会为员工提供个人电子邮件地址。有趣的是,我们的经验表明,纸笔调查的好处大于基于互联网的调查的行政便利性。从基于互联网的调查转移到基于纸质的调查之后,我们已经看到我们的响应率明显提高。
退出调查的采访方法不应与退出面试相混淆。(退出面试通常是指在员工离开组织之前与员工出发之前发生的面试。)尽管电话采访并不像互联网或基于纸质的调查那样普遍,但一些组织选择通过电话管理他们的问题。好处是,信息收集过程更具吸引力,可以直接解决问题。缺点是,前员工可能会发现电话采访过于侵略性。表2总结了每个管理选项的好处和缺点。
除了确定应如何管理调查外,您还必须确定谁应该管理或管理调查。大多数组织选择拥有外部供应商管理调查并处理信息。通常,供应商可以比内部管理该过程更有效地管理流程。除了成本和效率福利外,供应商还可以在组织与前员工之间充当中间人。更具体地说,供应商可以从前员工那里获取坦率或敏感的信息,并在所有识别信息被删除后将其送回组织。
响应率
与任何调查一样,您必须以最大化响应的方式设计调查和通信。较低的回应率将质疑调查结果的准确性和普遍性,并大大限制了您可以削减数据以在业务部门或功能级别提供见解的程度。一项建议是简短调查;如果可能的话,将其保留到一页。您要衡量的内容与需要衡量的内容之间存在差异,以实现自己的目标,只有您需要知道的内容。
您可能还考虑提供激励措施。例如,您可以为完成调查的个人提供机会赢得一张奖励的机会。使用供应商来管理流程,可以使个人输入图纸并仍然保持前员工的匿名性。
使用的另一种创新技术是吸引个人的价值观。一个组织为每次退出的退出调查提供了向著名慈善机构捐款。因此,受访者正在帮助组织以及帮助良好事业。
报告
在创建退出调查过程时,重要的是要清楚地确定(a)需要报告哪些信息;(b)信息需要报告的频率;(c)谁可以访问信息。为了最大程度地提高调查的有用性,所有主要利益相关者都应轻松访问该信息。通常有三个选择:(a)供应商提供所有报告;(b)公司内部的卓越中心创建和分发信息;或(c)创建了一个报告工具,该工具允许关键利益相关者访问信息以满足其特定需求。根据我们的经验,我们建议第三种选择。出口调查信息在进行分析时最有用,以解决或为特定业务问题提供清晰度,可以访问需要它的个人,这意味着数据可用于及时为决策提供信息。
一项良好的出口调查可以是收集重要信息的强大工具,涉及重要员工离开组织的原因。收集此信息并非没有困难。确保您有有意义的回复率,正在收到坦率的回复,并保持有效的过程,同时收集可行的信息以告知决策只是涉及的一些挑战。尽管如此,如果您真正希望进行卓越的人力资本计划,那么时间和投资是值得的。
参考:
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