工作会议是为了与一个组织或团体的功能相关的目的而召开的员工聚会(例如,指导、通知、管理、规范)。聚会可以以单一方式(例如视频会议)或混合方式(主要是与通过电话连接的参与者面对面)进行。一个会议可以被描述为比聊天更正式,但比演讲不那么正式。会议的特点通常是多方谈话,本质上是断断续续的。通常,会议将提前(注意提供一些),非正式或正式通过的一个成员,包括四到八个人(但可以包含只有两个参与者),持续30至60分钟,有一些特定的目的或目标(通常是提前知道)。不太常见的是,会议活动的注释记录(会议记录)。有五种主要的会议类型:
- 提供信息的会议:会议主要是宣布和讨论组织、部门、单位、团队或人员的新闻。
- 培训会议这个会议主要是关于接受某种类型的工作培训。
- 识别会议:会议主要是关于确认和庆祝相关事件或成就。
- 日常监督和决策会议:会议主要是关于日常问题和议题;它用于处理以前确定的问题——例如,收集有关进度的报告、分配任务、协调活动或作出决定。
- 解决问题的特别会议:会议主要是关于新的或不寻常的问题,而不是日常的问题和问题;它被称为讨论一个或多个特殊问题——例如,旨在更好地理解、初步决定、最终决定或计划。
即席会议是指那些个人的聚集没有事先计划的会议。它们比预定的会议更罕见。它们通常规模更小,结构更松散,更不正式,通常在危急情况下进行信息交换或快速做出决定。或者,这些活动可能会自发地发生,以考虑日常事务,如当午餐转变为快速会议。
除了更正式的目的外,会议还包含员工社交、建立关系和建立关系网的内容。此外,会议可以执行和明确正式和非正式的报告结构和权力差异。
次会议
会议是跨文化的共同组织活动。对于每个人花在会议上的时间的估计差别很大。就高端而言,高级经理平均每周花大约23个小时准备、参加或跟进会议,而中层经理每周花11到12个小时在这些活动上。据估计,员工平均每周约花6个小时参加预定的会议,主管比非主管花更多的时间参加会议。大组织的员工往往比小组织的员工有更多的会议。
最近的研究表明,组织中的会议活动数量似乎在增加。一项研究表明,80年代的高管平均参加会议的次数是60年代的两倍。在一项对1900名商业领袖的调查中,几乎72%的人表示他们花在会议上的时间比五年前更多了。此外,超过49%的受访者预计未来会花更多时间在会议上。
研究会议
尽管会议具有实际重要性,但会议本身作为一个实体却很少得到研究。人类学家海伦·施瓦茨曼(Helen Schwartzman)在对会议的第一次学术处理中讨论了会议在组织研究中是如何被忽视的一种社会形式,以及它是如何被视为理所当然的,因为它是如此普遍,被组织成员所接受。她进一步讨论了会议是如何被用作研究其他主题(例如,小团体动态和团体决策)的方法论工具,但很少被作为一个合法的研究领域进行实证研究。
然而,最近似乎出现了一种侧重于会议特点的经验主义文献。例如,静坐会议比站立会议持续的时间更长,但在决策质量方面并没有提高。另一项研究集中于满足需求(例如,参加会议的次数)对员工态度和幸福感的影响。例如,满足需求和员工幸福感之间的关系被称为成就奋斗的个体差异特征所调节。也就是说,对于有强烈愿望完成工作目标的个人来说,每天开会的次数与日常幸福感之间存在负相关关系。相反,当努力程度较低时,人们发现每天开会的次数与日常幸福感之间存在微弱的正相关关系——对于那些目标导向较低的人来说,开会可能是理想的,可能是为了允许社会互动或为无组织的一天提供结构。
会议的有效性
贸易文献中充满了提高会议质量的建议。除了最重要的建议仅在必要时满足外,在文献中经常提到以下结构和群体动力因素。在大多数情况下,这些建议(与会议效率有关)还没有得到实证研究。
- 在会议前提供一份议程。有明确的会议目标和目的。在会议前提供相关材料,以便与会者有时间对其进行反思。
- 建立一套基本规则来促进良好的沟通过程(例如,专注于任务,不主导讨论,建设性的解决冲突,在回应他人之前先倾听)。
- 定期评估会议。无论是在中段还是在总结的时候,小组成员都应该反思什么进展顺利,以及在下次会议中需要改进的地方。
- 注意时间。会议准时开始。准时结束会议。
- 指派某人担任会议主持人或领导者的角色,以促进富有成效的会议实践(坚持议程,不要花太多时间讨论琐碎的事项)。
引用:
- 梁文杰,刘文杰(2005)。会议和更多的会议:会议负荷和员工日常福利之间的关系。群体动力:理论、研究与实践,1,58 -67。
- roger elberg, S. G., Leach, D. J., Warr, P. B., & Burnfield, J. L.(2006)。“不是另一个会议!”满足时间需求与员工福利有关吗?应用心理学杂志,91(1),83-97。
- 施瓦茨曼(1989)。会议:组织和社区的聚会。纽约:充气。
- 托普曼(2003)。使会议发挥作用:实现高质量的小组决策(第二版)。千橡市,加州:鼠尾草。