群体决策技术是为提高集体决策质量而构建群体成员互动的策略。它是一组规则或过程,指定流程成员在作出与他们的组有关的决策时应该遵循的规则或过程。
一个有效的团队决策的特点是充分利用成员的资源,有效利用时间和高质量的结果。许多小组过程的缺陷或障碍会阻碍有效性的一个或多个方面。例如,团队成员可能会因为不想打断另一个人(例如,生产阻塞)而拒绝关键性的输入,对被其他团队成员评价感到不安,被另一个人(比如专横的队友)打断,或者倾向于社会懈怠,即个人努力随着群体规模的增加而减少。此外,成员可能会忽略队友的意见,因为他们不愿意考虑其他的观点,或者因为他们在密切监控对话流程以获得表达自己想法的机会时分心。总的来说,这些和其他障碍会导致团队在所有成员都提供意见或用尽他们的想法和建议之前就评估解决方案。
群体决策技术旨在通过减少障碍和障碍(如前面所述的)来提高效率。四种最常被引用的群体决策技巧是头脑风暴法、名义群体法、德尔菲法和阶梯法。这些技术因其组织小组问题解决的方式而异。它们还根据它们要最小化的特定过程缺陷而有所不同。
头脑风暴
团队经常做出无效的决策,因为他们要么没有对备选方案的足够领域进行抽样,要么在考虑的备选方案中评估和选择的工作做得很差。头脑风暴是一种小组决策技术,旨在通过增加可供小组探索的想法和解决方案的范围来解决这两个问题中的第一个。头脑风暴小组专门开会来产生替代方案。他们被要求尽可能多地提出想法。头脑风暴本身并不能提供问题的解决方案或决定。相反,它会生成一个备选方案列表,稍后在作出最终决定时将考虑、讨论和评估这些备选方案。
基本规则包括下列内容:
- 暂停的判断应避免在头脑风暴中对想法进行评估和批评。
- 允许随心所欲小组成员应该提出他们的任何想法,不管这些想法多么不切实际。疯狂的想法,即使是那些被认为太冒险或不切实际而无法实现的想法,也会被期待。
- 强调数量,而不是质量应该强调数量,而不是质量。所有的想法都应该表达出来。没有一个应该被筛选掉。这是为了鼓励人们超越他们喜欢的想法,从而产生更完整的选择范围。
- 鼓励集中创造力和协同作用如果可能的话,成员应该建立在其他人的想法上。人们可以自由地根据别人的建议进行组合。
- 忽略资历:在头脑风暴中,小组成员应该表现得好像每个人都是相同的级别。政治动机应该被搁置一边。头脑风暴的特点应该是轻松、合作、不受拘束、适意、平等的气氛。
- 确保所有的声音都被听到重要的是确保所有成员都参加头脑风暴会议,无论他们多么不愿意作出贡献。
- 记录所有的想法在头脑风暴会议中产生的每个想法都应该被记录下来,以便以后讨论。
头脑风暴的目的是激发发散性思维,在短时间内产生许多不同的想法,并鼓励团队成员充分参与。它的目的是尽量减少专横的成员产生的令人窒息的想法、人际冲突、对他人专长或智力的刻板印象、习惯性的沉默模式和对评估的理解。
头脑风暴可以通过以下几种方式之一来实现。在一种形式的头脑风暴中,小组成员召集并随机表达他们的想法,这些想法会被录音机记录下来,或者由一个主持人把它们写在挂图上。研究表明,这种策略不如让人们独立自主地产生想法来得有效。社交焦虑和评估忧虑阻碍了一些成员在群体中脱口而出他们的想法。此外,团队还会出现生产阻塞,这是一种常态,即每次只有一个成员说话。在生产阻塞期间,可能出现的想法被遗忘或审查,而成员等待机会发言。
电子头脑风暴是一种比前面描述的面对面交流更有效的替代方法。在电子头脑风暴中,小组成员可以匿名或不匿名地将想法输入电脑,每个成员都可以看到其他人分享的想法。之前描述的生产阻塞问题几乎被消除了,因为多个人可以同时输入想法。研究表明,这种形式的头脑风暴比面对面的方式更有效,电子头脑风暴小组的表现和人们自己产生想法一样好,甚至更好。
名义群体技术
名义群体技术促进了想法的产生和评价。与头脑风暴不同的是,这一策略的结果是最终的集体决策。名义组技术通常包括以下步骤:
- 私下把想法写下来在理解了手头的问题之后,成员们会默默地把他们的想法写下来。在这一点上,成员之间不允许讨论。
- 轮流汇报想法成员轮流向小组报告他们的想法,一次一个,而一个主持人将他们记录在活动挂图或黑板上。同样,在这一步骤中没有小组讨论。这个循环清单将继续下去,直到每个成员都没有更多的想法可以分享。
- 讨论想法接下来,小组成员讨论所记录的想法。讨论的主要目的是澄清、批评或捍卫所陈述的观点。
- 投票的想法每个成员私下和匿名地优先考虑这些想法。这个名义上的投票步骤可能涉及一个排序系统、一个加权投票过程或一些用于报告首选项的类似机制。
- 计算群体决策小组的决定是根据前面描述的投票数字计算出来的。最后的决定是个人投票的汇总结果。
- 必要时重复:名义组技术的一些变化允许重复前面描述的生成-讨论-投票周期,直到达成适当的决定。
名义群体技术的发展是为了克服一些决策障碍。这种高度结构化和以任务为中心的策略被认为可以通过减少非生产性的离题和敌对的争论来鼓励有效利用时间。通过让成员私下写下他们的想法,并将头脑风暴阶段与后来的想法评估阶段分开,名义上的小组技术可能会减少评估忧虑。要求团队成员独立地进行头脑风暴,并以书面形式表达他们的想法,也可以减少生产阻塞,从而促进想法的产生。轮流汇报书面意见可以鼓励平衡参与,防止专横或地位高的成员阻碍其他人的意见。会员可能也会体验到责任感的增强和社会懈怠倾向的减少,因为会员被要求公开陈述他们的书面想法。最后,想法的循环清单可以防止小组在所有成员都提供意见或用尽他们提供的建议之前过早地评估解决方案。
尽管它具有积极的特点,一些人认为名义群体技术的结构化性质可能会限制创造力。研究表明,用这种方法组织的群体比那些使用传统的、非结构化的、共识会议方法的群体表达的决策满意度要低。与依赖德尔菲技术的人相比,他们表达的决策满意度更低。
德尔菲技术
德尔菲技术是一种收集、组织、审查和修改一群从未谋面的人的意见的方法。这个过程由一个不参与的协调程序指导,生成一个组决策,而不需要物理地组装成员。通过问卷征集和提供意见。Delphi技术通常包括以下步骤:
- 征求输入:协调员通过邮件、传真或电子邮件调查向成员发送初步问题。
- 独立产生的想法:成员进行头脑风暴,然后包括他们对调查的意见和想法,完成后返回给协调员。
- 总结输入:协调器以保持成员匿名的方式总结从成员接收的输入。
- 分发的总结:协调员将每个人的意见汇总发送给所有小组成员。
- 修改、完善和优先考虑先前的输入:在阅读意见摘要后,成员有机会修改他们先前的意见,完善意见,评论意见的优缺点,优先考虑正在考虑的意见,并确定新的意见。完成后,它们将输入发送给协调器。
- 必要时重复:重复前面描述的第三到第5步,直到成员没有进一步的输入需要添加为止。
- 形成最终的决定如果在最后一轮调查后达成明确的共识,那么这项工作就结束了。或者,成员可能会被要求对最终的决策选项进行排名或评级。在这种情况下,群体决策是评价或排名最有利的选择。
通过要求成员独立工作,德尔菲技术可以促进责任,减少社会怠惰,平等参与,消除专横成员的偏见效应,防止非生产性分歧和冲突造成的沟通障碍,避免后勤问题(如:调度),当试图组建一个分散的团队,消除生产阻塞,并确保在所有想法表达之前没有做出过早的决定。此外,小组成员输入的匿名性可以减少评估顾虑,减少顺应压力。
研究表明,根据德尔菲技术结构的群体比名义和传统的共识群体更满意。然而,Delphi过程可能需要很长时间。一些估计表明,这一过程,如果通过邮政邮件进行,平均需要44天。这种技术的另一个限制是,它完全消除了小组成员之间的直接交互,而在适当的条件下,这种交互可以产生富有成效的协同作用。
活梯技术
阶梯技术是一种错开成员进入群体的决策策略。就像名义组和Delphi方法一样,阶梯技术促进了想法的产生和评估。与之前的方法不同,阶梯式方法允许团队协作和集体地形成最终决策,而不是让一个外部方通过组合独立的输入来派生群体决策。
阶梯式技术从形成一个二人核心小组开始。这两名成员通过向彼此提出各自的想法来开始讨论手头上的问题。当他们觉得彼此理解了对方的想法时,就会有第三个成员加入核心小组。该成员提出意见,然后进行初步讨论。接下来,我们会让第四名成员进入核心小组,提出自己的想法,并参与初步讨论。这个过程继续进行,直到团队的每个成员都加入。一旦所有成员都到场,这个小组就会一起做出最后的决定。梯式教学法有四个基本规则:
- 分配足够的个人解决问题的时间在加入核心小组之前,每个成员必须有足够的时间来考虑眼前的问题。
- 要求进入会员先发言:入组时,小组成员必须在听取核心小组的初步解决方案之前提出所有想法。
- 分配足够的小组讨论时间:必须分配足够的讨论时间,以便在成员提出意见后立即讨论问题。
- 推迟最后的决定,直到所有人都到场:在确定最终解决方案之前,必须在所有成员在场的情况下,组成完整的小组。
通过要求每个成员独立表达自己的想法,而不了解其他人的想法,阶梯技术可能会提高责任感,减少社会懈怠,减少从众,平等参与。此外,阶梯式技巧可以通过给每个成员一个不间断的进入小组的发言机会,将专横的团队成员的偏见效应最小化。最后,通过指示团队在形成最终决定之前等待所有成员的出现,阶梯方法可以防止团队过早地在所有成员耗尽他们的想法之前找到解决方案。
与使用传统的、非结构化的、共识会议方式的小组成员相比,阶梯小组的成员报告说,他们感到更少的顺应压力。在团队决策之后,“爬梯子”成员也更倾向于认为自己的团队是友好的,他们认为自己在最终产品上达成了一致,在一起工作得非常好,努力完成任务,以一种有组织的方式进行,并想出了一个优于一般的解决方案。对该技术的测试表明,阶梯式团队确实比传统团队倾向于产生更高质量的决策。对于有时间限制的、面对面的阶梯式小组来说是这样的,其中的每个步骤都由外部协调器监控,协调器在每个阶段强制执行时间限制。这同样适用于自定节奏、面对面的阶梯小组,这些小组可以自我调节并决定每一步需要多少时间。有研究质疑,有时间限制的阶梯技术是否会改善分散的、以计算机为媒介的团队的决策,这些团队使用基于文本的软件进行在线协作。然而,自定步阶梯技术已被证明可以提高通过电话协作的分散音频会议群组的质量。
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