远程办公的想法始于1970年代初。一位科学家陷入了洛杉矶的交通,认为可以通过将工作移交给员工而不是总是将员工转移到工作中来节省大量的时间和压力。从那时起,通信技术(例如传真,手机,电子邮件,互联网和即时消息传递)和信息技术(例如,个人计算机)变得更加普遍。随后,工作已经开始离开传统的工作空间。员工已经摆脱了时间和放置限制,可以随时随地进行工作。
指的是在组织外部工作时,远程办公和远程办公通常会互换使用。但是,远程办公通常被认为是更通用的术语,是指任何使用通信或信息技术代替与工作相关的旅行。散布在世界各地的同事的虚拟团队,即使所有人在办公室内工作,也可以将其视为远程工作者。
电信是远程办公的子集。这些是在主办公室外工作的员工。远程办公室有四种主要类型。第一个,也是最著名的是在家工作的远程办公室。这些远程办公室可能有专用的家庭办公空间,或者可能只是在厨房桌子上设置笔记本电脑。尽管每天有一些基于家庭的远程办公室在家中工作,但大多数都没有。有些人每周只有一两天在家中的远程办公,每月只有一次。
第二种远程办公室位于卫星办公室,这些卫星办公室位于家庭外部和主办公室外面。卫星办公室为客户或员工提供便利的组织位置,但仍被认为是一种远程办公,因为即使员工可能与组织的其他员工接近,他们也可能与主要的同事和团队分开。
第三种类型的远程办公室在附近的办公室工作。这种远程办公的安排类似于卫星办公室,但该办公室不专门针对一个组织。相反,它是由几个不同组织的员工占领的。因此,远程办公室与其他员工互动,但不一定是他们自己组织的员工。
移动工人是远程办公的最终类型。这些员工在汽车,酒店和飞机上的道路上工作。这些员工没有专门的工作地点,也没有同事在工作时经常与之互动。
基于家庭的远程办公是最常见的远程服务形式。2004年,每月至少有一天至少有一天的远程办理远程办公。另外2030万个自雇工人也可以归类为电信。这意味着,近20%的劳动力至少在家中工作。预计随着技术的改进,基于家庭的电信者的数量将会增加,并且员工在办公室外工作变得更加可接受。
员工如何成为远程办公室?远程办公计划是非正式的或正式的。当员工不规则地离开办公室时,就会发生非正式的远程办公。员工及其经理可以决定员工应偶尔在家工作,以专注于特定项目,或为特定个人义务(例如,医生的任命)节省通勤时间。
正式的远程办公计划涉及员工与其人力资源部之间的安排。正式计划可能意味着更改员工的分类,以向其他员工发出远程办公状态,提供有关建立内政部办公室的培训,并为购买内政部用品的购买货币津贴。
从历史上看,远程办公主要提供给高性能,值得信赖的员工。管理人员更有可能在没有立即监督的情况下授予其最佳员工工作。许多组织明确表示,远程办公并不是为那些只想要在家工作的员工。该安排必须对组织和雇员互利。
但是,随着远程办公变得越来越普遍,所有类型的员工都开始在办公室外工作。此外,具有丰富经验和对技术舒适的新一代员工将推向市场。组织可以作为竞争性的招聘津贴向这些员工提供远程办公。经理可能很快就会面对越来越多的员工,他们没有定期面对面的联系。
远程办公的优势和挑战
随着远程办公变得越来越普遍,我们正在学习它带来的优势和挑战。远程办公可以为个人员工,组织和社会带来许多好处。对于个人而言,远程办公可以减轻压力。远程办公室在其构建和进行工作方面具有更大的自主性和灵活性。远程办公室可以在舒适的工作环境(例如他们的家)中工作,分心较少。他们通常不太参与普通办公室政治,这是许多传统雇员的压力。
远程办公室最常见的好处之一是平衡其工作和家庭义务的能力。通过减少通勤时间,他们能够与家人在一起。消除40分钟的单向通勤时间,可以使电信每周额外花6.5个小时与家人共度或在家工作。
此外,电信的灵活性使他们可以安排围绕家庭义务的工作,例如,在清晨开始工作,以便他们可以尽早停止工作参加女儿的足球比赛。总体而言,远程办公室比传统员工更加满意。
组织也受益于远程办公。组织报告其远程办公室的质量更高和更多的工作。远程通信者报告说,他们的工作效果更好,因为与办公室相比,他们在家里工作的中断较少。此外,远程办公室通过较低的营业额和较低的旷工受益。远程办公室已经在家里工作时不太可能召集病人待在家里。
远程办公还减少了组织必须花在住房员工上的开销。据估计,组织每年为每位专职电信的员工节省5,000美元。一些组织甚至已经实施了广泛的远程办公计划,以降低成本的努力。
社会通过减少通勤时间和道路上的通勤人数的利益。减少污染和交通拥堵使每个人都受益,这是许多交通密集的城市社区支持远程办公计划的主要原因。一些社区还认为,当员工在家工作时,它会使社区更安全,居民在社区生活中更加活跃。
但是,如果没有挑战,远程办公就不是。远程办公可以在社会和专业上隔离员工。在社会上,远程办公室失去了与同事的非正式互动,通常被称为WaterCoolertalk。尽管这些非正式互动可以视为工作中断,但它们是社会,政治和组织知识的重要渠道。没有这些中断,远程办公室可能会更有效地工作,但他们对同事和组织的规范和文化了解较少。他们与组织的其他成员一起脱颖而出,可能会变得不那么致力于组织。
在专业上,远程办公室在工作中无法获得指导和其他发展关系。电信者实际上可能与从未面对面见过面对面的经理和同事合作。职业发展可能会受到阻碍,因为当经理考虑晋升和额外的工作职责时,远程办公室“视线和脑海”。
经理对员工的控制及其在绩效管理和监控方面的努力更具挑战性。习惯于看到员工在桌子上努力工作的经理对监督缺席员工的想法感到不舒服。远程办公的管理人员必须转向以结果为导向的管理风格;他们必须学会更多地专注于成果和项目完成,而不是努力。
远程员工还必须改变他们的工作风格。他们必须变得更加积极主动,并负责他们的工作职责。他们必须在管理自己的日子和工作中变得更加结构化才能有效。
远程办公可能对团队特别具有挑战性。团队的唯一远程办公成员的影响力可能较小。如果员工在家中没有足够的技术,则尤其是一个问题。对于需要共享数据和文件并使用标准业务通信技术的员工来说,宽带互联网是一项重要技术。在家中使用宽带互联网的使用量从2003年的440万遥不定机增加到2004年的810万。因此,没有宽带的电信团队成员仍然面临分享工作的挑战。
具有讽刺意味的是,工作家庭平衡也是家庭基地远程办公室的挑战。尽管远程办公的灵活性和自主性可以帮助远程通信者满足他们的家庭需求,但这种灵活性可以使平衡工作和家庭义务变得困难。如果家庭成员在正常工作时间回家,则远程办公室可能会努力确保幼儿,配偶甚至邻居都知道他们正在真正工作。在有偿工作期间,当他们看到一个装满肮脏的菜肴或在篮筐中洗衣服的厨房时,电信者也可能会感到压力完成家庭琐事的压力。如果远程办公室在工作时间内确实结合了他们的工作,国内和儿童保育职责,他们可能必须延长工作时间以适应所有这些角色。
此外,在家工作的员工永远不会离开工作。因为他们所有的工作信息和通信技术都在家,所以电信可能会感到更大的压力,可以接听工作电话或在付费工作时间之外检查他们的工作。压力也可能来自知道,由于他们的可见性降低,他们需要随时通过向同事使用来补偿。
与全球团队一起工作的电信可能会在白天和黑夜的奇数上可用。尽管这对所有全球团队成员都是如此,但远程办公的团队成员特别容易受到影响,因为他们每天24小时都可以访问其工作通信技术。例如,可能需要在美国东海岸的一名远程办公室与西欧的同事以及与澳大利亚的同事的傍晚会议一起开会。因此,远程办公室的工作时间可能比传统的办公室雇员更长。
有趣的是,某些研究并不支持远程办公室比传统员工更多的时间工作时间的想法。远程办公室可能会认为他们正在工作更多的时间,因为工作的迹象不断可见。他们还可能报告更多的工作时间,以证明他们在家工作的灵活性是合理的。
未来的关注
随着远程办公成为一种更受欢迎的工作选择,员工和组织将不得不关注重要的新兴问题。一个重要的问题是确保家庭环境有利于工作。一些组织要求远程办公室为年幼的孩子安排日托。其他组织鼓励远程办公室拥有专用的工作空间(例如,一个带门的独立房间),以提供房屋其他地方的身体和心理界限。例如,家庭起居区附近的共享空间不利于在房屋的一个孤立部分中像专门的办公空间一样工作。这些身体和心理界限对于维持工作家庭平衡并防止工作越过房屋,反之亦然。
技术支持也将很重要。尽管宽带的使用量增加,但它的水平仍远低于远程办公室的数量。此外,随着家庭工作技术变得复杂,组织将需要确定如何在升级或不可避免地破坏这些技术时如何支持家庭工人。组织将需要专注于分布式培训,并提供可以帮助远程办公室配置的帮助台。
缺乏与同事的非正式沟通仍然是一个问题。目前,没有通信技术可以替代水冷却器的谈话。组织和经理可能需要特别关注与他们的工作沟通有关的社交小聊天,以使远程办公室通知并与组织有关。
最后,从远程办公室开始的新员工将是一个挑战。从不与他人面对面合作的员工可能无法充分地社交到组织的文化中。他们可能会作为自由球员运作,而对组织的承诺很少,并且更高的离职可能性更高。随着我们劳动力的远程办公和远程办公率的提高,组织可能需要专注于确保这些员工作为组织的成熟成员参与。
参考:
- Cooper,C。D.和Kurland,N。B.(2002)。公共和私人组织中的远程办公,专业隔离和员工发展。组织行为杂志,23(4),511-532。
- Golden,T。和Viega,J。(2005)。远程办公范围对工作满意度的影响:解决不一致的发现。管理杂志,31(2),301-318。
- Hill,E。J.,Ferris,M。和Martinson,V。(2003)。你在哪里工作有关系吗?比较三个工作场所(传统办公室,虚拟办公室和家庭办公室)如何影响工作和个人/家庭生活的各个方面。职业行为杂志,63(2),220-241。
- Kurland,N。B.和Bailey,D。E.(1999年,秋季)。电视工作:在这里,任何地方,任何地方工作的优点。组织动力学,53-67。
- Madsen,S。R.(2003)。基于家庭的远程办公对工作家庭冲突的影响。人力资源开发季刊,14(1),35-58。
- Raghuram,S.,Wiesenfeld,B。,&Garud,R。(2003)。实现技术的工作:自我效能在确定远程通信调整和结构行为中的作用。职业行为杂志,63(2),180-198。